3 erros comuns na gestão do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos processos determinantes para o sucesso da sua empresa. Muito mais do que só comprar ou vender, é preciso administrar o dinheiro e prever de onde vem e para onde vai.

                                      

Existe um tempo entre produzir e receber o dinheiro das vendas, certo? Você precisa, antes de receber o dinheiro da sua venda, PAGAR para produzir o seu produto. Nessa diferença de tempo, a sua empresa ainda precisa pagar outros insumos (funcionários, estrutura, etc.).

É aí que entra o fluxo de caixa. O que segura a empresa funcionando nesse intervalo é o planejamento financeiro. Empresas que não tem, ou erraram nas contas desse planejamento, devem recorrer à ajuda externa (principalmente empréstimos) para financiar a produção.

“O objetivo é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação, investimentos ou eventuais gastos”.

– guia de fluxo de caixa do SEBRAE

Existe só um tipo de fluxo de caixa?

 

É comum lidarmos com dois tipos distintos de fluxo de caixa, onde o primeiro mostra se a empresa dá lucro ou prejuízo. Esta visão normalmente é dada pelo DRE. É através do DRE que a maioria dos indicadores de lucratividade são coletados.

A outra visão é quanto ao controle do dinheiro da empresa. Esta visão é fornecida através da análise dos caixas e bancos. Fazer a gestão do fluxo do dinheiro na empresa é tão importante quanto saber se ela está dando lucro ou prejuízo.

Podemos entender como caixa as contas correntes, caixas ou similares que nos permitam uma rápida liquidez, ou seja, se eu precisar do dinheiro ele estará lá para ser usado. Já a palavra fluxo, serve para expressar movimento. Portanto, de uma maneira bem simplista, podemos dizer que fluxo de caixa é a maneira na qual o dinheiro passa ou passará através dos caixas e contas da empresa.

O fluxo de caixa pode ser expresso de diversas formas. O limite é a imaginação de quem o monta. Eis alguns exemplos:

* Lista de transações mostrando o saldo inicial e o saldo final em cada linha;
* Gráfico de curvas;
* Gráfico de pizza;
* Tabela categorizada.

Vamos falar agora dos erros comuns nessa gestão, mostrando os 3 erros mais comuns nesse processo. Seguindo estes passos, você terá um planejamento mais acertado e com menores chances de pagar juros ou recorrer a empréstimos para financiar sua produção.

 

1 – Não saber o impacto dos lançamentos futuros no caixa

Programação é tudo. É preciso ser bem preciso na avaliação do que vai entrar e sair no caixa no maior período de tempo possível. Quanto mais informações nesse sentido são coletadas, melhor você saberá de quanto a empresa precisa em caixa para operar sem problemas.

Vamos começar com a classificação de receitas. Se pensarmos nesse tipo de setor, podemos ter os serviços de prestação de consultorias e em alguns casos também é comum encontrar receitas com venda de produtos como livros.

Essa é uma das partes mais complicadas de se realizar bem, porque é necessário um comprometimento grande para preencher cotidianamente todas as receitas e despesas que a sua empresa possui.

O mais importante é que você tenha a noção de simplificação. Quanto menos itens você cadastrar, mais fácil será fazer as análises e encontrar as melhores oportunidades e gargalos financeiros”.

No caso das despesas, teremos as despesas diretas (que estão diretamente ligadas a prestação de serviços ou fabricação de produtos). E as despesas fixas (ou indiretas), que costumam ser divididas pelas categorias de recursos humanos, despesas operacionais e com marketing.

Para fins de uso da planilha de gestão financeira completa, ainda é possível organizar o plano de contas com informações sobre os bancos utilizados, formas de pagamento, centros de custos, clientes e fornecedores da consultoria em questão.

O mais importante é que você tenha a noção de simplificação. Quanto menos itens você cadastrar, mais fácil será fazer as análises e encontrar as melhores oportunidades e gargalos financeiros.

 

2 – Deixar o saldo negativo e não categorizar bem o seu caixa

Parece óbvio mas alguns fatores que levam ao saldo negativo nem sempre dependem de você. Por exemplo, a inadimplência é um dos fatores que levam ao saldo negativo, assim como os juros por atraso de pagamento (que pode ser causado inclusive pela falta de caixa). Em casos como esse, a negociação é uma importante saída para evitar um revés no caixa.

Quando se trabalha com um baixo capital de giro, os riscos operacionais aumentam, deixando a empresa suscetível a um caixa negativo, o que compromete o bom funcionamento das atividades.

Tente identificar os dias que cairão pagamentos e que você não terá saldo para cobrir. Esta é a hora de você tentar renegociar o prazo de pagamento de um determinado título com o seu fornecedor. Acredito que ele será mais receptivo a uma renegociação do que a falta de pagamento da sua parte.

Uma outra alternativa, não tão simples, é tentar negociar com os clientes. Tentar antecipar algum recebimento mediante a alguma vantagem financeira para ele. Claro, nada que seja maior do que os juros que você pagaria no banco. Tenha muito cuidado para que a sua lucratividade não seja afetada.

Analisar gráficos de fluxo de caixa é algo de suma importância. Eles permitem que você enxergue tendências de crescimento ou queda no seu negócio em receitas ou despesas, além disso, é possível entender a distribuição das receitas e despesas nas categorias criadas.

Garanta  o sucesso!

A garantia de sucesso ao realizar um bom controle de fluxo de caixa, é fazer uma gestão com análise dos dados. Não adianta nada você colocar um empregado seu para lançar tudo que acontece de financeiro na sua empresa se você não for para frente do computador e analisar os dados. Um bom software de gestão online que seja fácil de usar e também fácil de ler os dados pode lhe ajudar com isto.

Todavia, não basta que este software seja fácil de ser alimentado, ele deve ser fácil de ser lido, entregar as informações que você precisa de uma forma clara e sem enrolações.

Faça uma gestão baseada nos indicadores e dados que você conseguir coletar do seu fluxo de caixa e garanta que você não irá ficar sem dinheiro ou até mesmo irá para a falência. Organize as suas compras e vendas, pagamentos e recebimentos, tudo para evitar o desgaste financeiro do seu negócio (e o seu também).

3 – Não saber perfeitamente de onde vem e para onde vai o dinheiro

Além do controle do dinheiro, das cobranças e pagamentos, é preciso saber COMO o dinheiro da empresa está sendo empregado. Com isso, você tem uma noção muito mais clara para julgar o que é ou não um gasto supérfluo, ou um gasto que com certeza poderia ser menor, evitando desperdícios.

A categorização dos pagamentos e recebimentos é uma grande aliada nessas horas. Neste momento, a utilidade do caixa será a de olhar para o passado tentando entender como foram as suas transações. Você deve identificar se existe algum gasto excessivo e tentar trabalhar na redução do mesmo.

Tente ter uma visão macro: faça a análise de 12 meses. Isso vai lhe ajudar a comparar os valores. Saber se um gasto de R$ 250,00 de energia elétrica é muito ou pouco, é complicado sem um referencial. Você pode aplicar uma análise horizontal para comparar um mês com outro e até mesmo análises verticais para comparar o quanto determinada categoria representa, percentualmente falando, em relação ao total de gastos.

Este exercício pode ser bem útil na montagem do planejamento orçamentário anual.

Alguns administradores caçam este tipo de disfunção no DRE, mas na visão do fluxo de caixa isso também é bem interessante de ser feito.

Capital de giro e inadequado planejamento financeiro

Em muitos casos,em uma administração ineficiente do capital de giro e um inadequado planejamento financeiro, empreendedores acabam recorrendo a bancos e contraindo empréstimos e financiamentos para cobrir as dívidas do negócio. Contudo, ao lançar mão desta estratégia, os empreendimentos ficam vulneráveis aos bancos e tendem a negociar em uma posição totalmente desfavorável, ou seja, são obrigados a concordar com termos e contratos adversos e que colocarão a empresa numa situação ainda mais negativa.

Agora que já recebeu e efetuou pagamentos, é hora de pensar sobre o controle de estoque da empresa. Há diversos momentos em que a empresa se depara com um nível de estoque excedente. Embora pareça uma situação administrável, isso pode prejudicar o negócio caso não sejam tomadas as medidas certas. A unidade de estoque não vendida representa o dinheiro que está amarrado e não pode ser utilizado para pagar as contas ou para voltar a investir.

Portanto, é recomendável que a empresa tente vender o estoque de forma ágil, mesmo através de descontos. O objetivo é de obter mais velocidade na volta do dinheiro para o negócio. No entanto, assegure-se de que os fornecedores são confiáveis, pois isso afeta os níveis de estoque e vai acelerar os prazos de entrega. Não deixe o estoque vazio, tenha consciência nas vendas da empresa.

 

Erros comuns fluxo de caixa

E agora? Como proceder?

No mundo da Administração, a importância do fluxo de caixa na gestão financeira é inquestionável. É preciso acompanhá-lo e analisar seus dados regularmente, o que fornecerá mais embasamento para que você faça sua empresa crescer cada vez mais.

Procure um especialista, ou use um software que auxilie nesse processo. Esta é uma área que pode definir a sorte do seu negócio. Você precisa controlar todos esses itens na sua empresa, basta você compreender o que é realmente importante no seu negócio e fazer esse acompanhamento, controle e planejamento financeiro.

Faça análises regularmente. Crie ritos (atividade organizada com hora marcada e que se repita, tornando-se um hábito) em sua empresa para análise do seu fluxo de caixa e aproveite muito bem os indicadores e gráficos que o seu software de gestão irá gerar para você de forma automática!

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