5 dicas para fazer um planejamento orçamentário e financeiro

planeja-se e tenha uma reserva de dinheiro melhor a cada mês

Saiba por que um planejamento financeiro é a base fundamental para o seu negócio não começar a afundar no meio do caminho.

Na vida do empreendedor, diversos detalhes estão à volta da sua cabeça: compras, negociações, entregas, estoque… e nessa correria o sistema financeiro na maioria das vezes é vista como um fim, quando na verdade é a base para todo o processo empresarial funcionar.

Mas porque um planejamento financeiro é tão importante? Além do óbvio (se tratar de dinheiro), a parte financeira e contábil de uma empresa é geralmente onde há maior dor de cabeça para o empresário. Por isso estar preparado para eventualidades e colocar no papel obrigações, saídas e entradas das mais diversas naturezas é essencial para que não haja surpresas ruins no meio do caminho.

Pensando nisso, elaboramos 5 dicas matadoras para um planejamento financeiro de qualidade. Com ele, você poderá se preparar para um ano cheio de desafios sem dores de cabeça maiores do que o normal. O guia falará sobre 3 conceitos básicos que serão destrinchados: levantamento de dados, plano de ação e registro e controle.

Estas etapas são o que chamamos de “pesquisar, agir e verificar”. Um ciclo que se repete sempre em operações que exigem acompanhamento próximo (como as financeiras, certo?) e que precisam virar uma cultura em qualquer empresa.

1 – Levantamento de dados é essencial

A primeira etapa para iniciar a estruturação de um planejamento financeiro empresarial simples é conhecer o real cenário da empresa, ou seja, é necessário delimitar condições, avaliar tempo de mercado, pontos positivos e negativos, o tipo de produto ou serviço, o público-alvo, a maneira que se comunica com os clientes, enfim, todas as características que compõem o perfil do negócio.

Como está a sua empresa financeira? Quanto ela custa por mês para operar? O que você arrecada e quanto você gasta? É possível reduzir custos? Todas essas perguntas precisam ser respondidas em primeiro lugar.

Esteja atento com o que acontece no caixa da empresa.

Faça previsões para o ciclo operacional – Para garantir o capital de giro, planeje os gastos em cada etapa dos processos utilizados na empresa: fabricação/compra, estoque, venda e entrega (ou quaisquer outros particulares ao negócio em questão). Estabelecer um valor de custo para cada uma dessas etapas, com base numa análise realista, é a forma mais sensata para começar a montar um planejamento financeiro.

Lembre-se dessa regra: no planejamento você precisa ser realista, se valendo do histórico da empresa. Porém sempre sendo pessimista ao mesmo tempo, já imaginando que as surpresas podem aparecer a qualquer momento.

 

2 – Manuseie bem o seu caixa

Ninguém é capaz de prever o futuro, não é mesmo? Mas com um bom planejamento é possível estar preparado para lidar com qualquer situação. Basta projetar o negócio para todos os cenários existentes. Quando você analisa a sua real situação, como destacamos antes, obtém dados valiosos capazes de lhe dar segurança para realizar mudanças e tomar decisões, seja qual for o momento.

Conte com fornecedores variados. Ficar na mão com um fornecedor é ruim, não é? Se você tiver várias fontes para o mesmo tipo de produto, você tem maior poder de barganha e ainda por cima garante preços e prazos melhores pra pagar enquanto sua receita não vem.

O empresário que não se preocupou em fazer uma previsão para o ciclo operacional em seu planejamento financeiro empresarial pode ter que recorrer a empréstimos para cuidar da folha de pagamento, pagar tributos e reabastecer o estoque. Evite esse cenário a todo custo.

Os juros altos cobrados nesta modalidade acabam com os lucros da companhia. Prefira prever no seu planejamento financeiro empresarial uma quantia para formar uma reserva de emergência para ser usada em imprevistos financeiros.

Você já tem um calendário financeiro de gastos? É fundamental você ter um! Coloque nele todos os compromissos financeiros que você tem ao longo do ano, e siga-o à risca! Gastos fora de controle ou fora do planejamento são um risco, principalmente se você não tem de onde cobrir essa despesa.

Está tudo bagunçado no seu caixa? Que tal contar com um consultor financeiro? Uma ajuda externa pode ser excelente em caso de você não ter ideia de por onde começar e por onde cortar ou repensar investimentos.

Ponto importante!

Não misture jamais caixa pessoal com caixa empresarial. Tenha uma conta para receber pela sua empresa em separado. Isso ajuda na contabilidade e te dá uma noção muito mais clara do que está acontecendo na sua empresa e como ela pode melhorar.

Pagar contas da empresa com a sua conta pessoal, ou pagar gastos pessoais com as contas da empresa sempre termina em rolo contábil. Tenho certeza de que as coisas ficarão mais simples com a separação das contas.

3 – Planeje, planeje e planeje

Chegou a hora de pegar toda a informação que você levantou e fazer um plano de ação:

  • Aonde você quer chegar com o planejamento financeiro?
  • Crie um cronograma realista
  • Veja o que pode ser feito para chegar nesses objetivos propostos
  • Saiba como mensurar os resultados dos seus esforços

Passar de um cenário para o outro não acontece do dia para a noite, por isso, mantenha sempre o equilíbrio ao estipular as vendas; não aumente os gastos para o mês seguinte só porque vendeu bem no mês passado, mas estabeleça metas para alcançar uma taxa estável de crescimento.

Estamos falando aqui dos Objetivos Táticos, que são os objetivos que abrangem cada unidade específica da organização. São geralmente objetivos divisionais ou departamentais relacionados com as áreas de produção, finanças, marketing e de recursos humanos da organização. Eles devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.

Use como referência os demonstrativos financeiros da sua empresa, como ele mostra o crescimento e os gastos da mesma. Assim, você poderá avaliar se está sendo muito agressivo em determinado período do ano, se as projeções parecem realistas, se poderia otimizar algum gasto, maximizar sua receita, etc.

4 – Precifique corretamente o seu produto

O seu produto é o que você tem de mais valioso. É por via dele que você consegue tudo o que é necessário para você e sua empresa. Exatamente por isso, você precisa saber exatamente por quanto deve vendê-lo.

Saber exatamente quanto ele custa para ser produzido, para ser gerado o valor dentro da sua empresa, para ser transportado até o seu destino final, que é o seu consumidor.

Através da análise do custo de produção, expectativa de lucro, pró-labore dos sócios (quantia retirada por mês) e outros custos e variáveis é que se determina o valor de um produto ou serviço. O preço deve, invariavelmente, corresponder ao valor necessário para sustentar todos os gastos e promover o crescimento da empresa. Se o preço atual for problemático, voltar ao plano de negócios é uma opção para rever os processos utilizados e estudar formas de reduzir custos, promover mais entradas (promoções com pagamento à vista, por exemplo) ou aumentar preços, o que for mais viável.

Para não ficar com dinheiro parado, em vez de montar um estoque robusto, prefira armazenar itens em quantidades que sejam compatíveis com as vendas da empresa.

Aplicando os itens acima, você tem como estabelecer metas precisa de venda, para saber o quanto você precisa vender para atingir o faturamento que você deseja.

5 – Acompanhe de perto como anda a vida financeira da empresa

Feito todo esse processo, é preciso acompanhar como anda o seu planejamento. Caso ele não esteja indo como esperado, é hora de ver o que está dando errado e adaptar o que foi planejado.

É importante pensar em estratégias que façam com que as operações da empresa fiquem mais rentáveis ano após ano. Por isso, conte com o auxílio de indicadores, como retorno sobre investimento (ROI).

Mesmo que você não contrate um consultor, algumas ações básicas já podem te ajudar a não cair nos principais erros da gestão financeira e a preparar o terreno para um bom planejamento financeiro.

Acompanhar de perto a vida financeira da empresa trará segurança para você e para todos que trabalham nela.

Organizar um método de registro das contas a pagar e das contas a receber na empresa é importante para se ter pleno controle do seu capital e poder analisar sua saúde financeira. Mas não basta registrar: é preciso monitorar cada lançamento para perceber como as finanças estão caminhando.

Ao verificar documentos e registros, é possível planejar como organizá-los. Isso é de extrema importância para área financeira. Muitas empresas hoje em dia têm adotado sistemas que facilitam essa gestão, integrando processos e permitindo um acesso rápido e atualizado da movimentação da empresa, a fim de descobrir possíveis desvios de rota para que sejam corrigidos o quanto antes.

O importante é lembrar que o gerenciamento é um processo diário, necessitando de atenção constante para que se mantenha na rota esperada. Planejar como esse gerenciamento será feito garante que você tenha suas movimentações financeiras à vista, sem sustos e preparado para os imprevistos.

Ter um planejamento financeiro empresarial é importante para fazer projetos, analisar e aplicar investimentos na hora certa, prever custos e saber reconhecer quais são as melhores oportunidades para sua companhia.

Dificuldades?

Nem tudo é um processo fácil para a empresa. Às vezes as mudanças trazem transtorno (como uma casa em reformas), mas é um desdobramento necessário para o crescimento saudável da mesma.

Portanto, as dicas finais são simples: procure a ajuda de um consultor que ajude a direção da empresa neste processo. Caso não julgue necessário, siga os passos “planejar, executar e monitorar”.

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